Цифровые закупки 101000, Москва, Колпачный пер., дом 4, стр. 3 +7 (495) 215-53-74

Как пользоваться электронным актированием: инструкция для новичков

Механизм актирования позволяет заказчикам и поставщикам подписывать документы о приемке товаров, работ, услуг напрямую в ЕИС
Как пользоваться электронным актированием: инструкция для новичков
Теги: #Электронное актирование

Функционал электронного актирования знаком еще не всем пользователям ЕИС. При этом внедрение актирования можно назвать революционным с точки зрения повышения прозрачности и удобства системы закупок. С 1 января 2020 года этот функционал доступен любому участнику, который зарегистрирован в ЕРУЗ. То есть пользоваться механизмом можно уже сейчас.  

Механизм актирования позволяет заказчикам и поставщикам подписывать документы о приемке товаров, работ, услуг напрямую в ЕИС и полностью избавляет их от необходимости использования бумажных носителей.

Для поставщиков функционал актирования можно назвать долгожданным, поскольку он решает вопрос своевременности оплаты по исполненным обязательствам. К тому же процедура электронного актирования не влечет никаких дополнительных финансовых обязательств.

Плюсом заказчика является безусловное сокращение документооборота и бюрократических издержек. Информация, которая в виде электронного документа о приемке была заполнена в личном кабинете поставщика, впоследствии автоматически попадает в Реестр контрактов, который ведет заказчик. Это очень удобно. По результатам подписанного документа о приемке в ЕИС автоматически осуществляется постановка на бухгалтерский учет товаров, принятых заказчиком.

Как воспользоваться процедурой электронного актирования уже сейчас?

Для этого необходимо учесть ряд нюансов в Проекте контракта. Во-первых,  обозначить саму возможность оформления документа о приемке в электронном виде. Во-вторых, в качестве документа о приемке следует предусмотреть Универсальный передаточный документ, а также корректировочные документы к нему. Пока отсутствует функционал по некоторым отраслям, например, по строительству (КС-2, КС-3). Однако отраслевая специфика по закупке лекарственных препаратов уже учтена в ЕИС.

Поскольку функционал актирования еще задействован не в полном объеме и пока не является обязательным для всех, лучше предусмотреть до установления обязанности альтернативную возможность: как оформления электронного акта о приемке, так и возможность оформления акта о приемке на бумажном носителе.

Наконец в Проекте контракта заказчику необходимо предусмотреть Согласие поставщика на формирование документов об исполнении контракта в электронном виде. Сделка должна быть обоюдной.

Есть определенные временные сложности интеграции Электронного актирования с контрактами, которые формируются на основании типовых. Дело в том, что типовые контракты, которые предусмотрены законодательством о закупках,  не подразумевают возможности оформления документов о приемке в электронном виде.  По контрактам, которые формируются на основании типовых, возможность электронного актирования в настоящее время отсутствует.

В ЕИС автоматически формируются следующие документы:

  • Универсальный передаточный документ (УПД) – документ, совмещающий в себе счет-фактуру и передаточный акт.
  • Универсальный корректировочный документ – документ, совмещающий в себе корректировочный счет-фактуру и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, услуг).

Вышеупомянутые документы являются официальными – то есть, имеют равную юридическую силу документам, подписанным на бумажном носителе. На их основании можно проводить платеж, их можно предоставлять в налоговый орган при соответствующем запросе.

Право доступа

Все манипуляции с электронными документами о приемке происходят через личные кабинеты пользователей. При этом,  для того, чтобы поставщик имел техническую возможность сформировать документ, заказчику необходимо открыть поставщику такой функционал через свой личный кабинет. После того, как заказчик это сделает, в личном кабинете у поставщика отобразится техническая возможность оформления документа о приемке. После поставки товара  и получения заказчиком оформленного через ЕИС документа о приемке принимает продукцию и подписывает документ о приемке. При этом Единая информационная система предусматривает возможность частичной приемки, а также отказа от приемки продукции.

При оформлении отказа заказчику потребуется, также через ЕИС, направить поставщику мотивированный отказ. В нем следует указать объективные причины, по которым не принята продукция. В настоящее время, документы, которые оформляет Приемочная комиссия (если она у заказчика создана), а также акты экспертизы в рамках контракта оформляются в прежнем  = бумажном режиме, то есть – сканируются и прикрепляются в ЕИС.

Сроки и правила

Существуют сроки, регламентирующие процедуру электронного актирования: заказчик должен подписать документ о приемке либо сформировать мотивированный отказ не позднее 10 рабочих дней, следующих за днем поступления этого документа. Если был получен мотивированный отказ, поставщик также должен его обработать в течение 10 рабочих дней.

Электронное актирование подразумевает внесение дополнительной информации поставщиком в ЕИС в ручном режиме. При этом ЕИС устроена по принципу «наследования» информации из документов, которые оформлялись в рамках данной процедуры на предыдущих этапах. То есть в документ о приемке автоматически попадет информация, которая была изначально указана в извещении. Однако если при формировании первичных документов заказчик допустил ошибку, то эта же ошибка может попасть и в Универсальный передаточный акт, формируемый поставщиком.

Если контракт предусматривает поэтапное исполнение, то заказчику на этапе размещения информации о закупке необходимо указать наличие этапов. Только в таком случае у поставщика будет техническая возможность поэтапного заполнения Универсального передаточного документа. В случае, если этапы не предполагаются, информация об исполнении заполняется по одному этапу. Допускается частичная поставка и частичная приемка, даже в том случае, если в контракте не было выделено отдельных этапов.

На этапе формирования Универсального передаточного документа к нему можно приложить любые иные дополнительные документы о приемке, предусмотренные контрактом. В 44-ФЗ на текущий момент отсутствует положение, регулирующее процедуры электронного актирования. Однако  они предусмотрены в оптимизационном пакете поправок к закону о закупках, который будет принят в ближайшее время. Там же указано, что документ о приемке должен обязательно содержать информацию о стране происхождения товара, в том числе, если товар поставляется вместе с закупаемыми работами и услугами.

Автор: Виктория Сухорукова

26 июня 2020, 14:47
520
Теги: #Электронное актирование
Ещё по данной теме