В эпоху экономических трансформаций, когда прозрачность и транспарентность становятся конкурентными преимуществами, даже инфраструктурные институты пересматривают свои внутренние процессы. Петербургская Биржа, являясь флагманом организованной торговли на товарном рынке, решила начать с себя, коренным образом изменив систему внутренних закупок.
Почему прежняя модель прямых договоров уступила место электронным конкурентным процедурам, каких результатов удалось достичь за первый год и как выстроить диалог о жестких правилах с контрагентами и коллегами? На эти и другие вопросы вице-президент Биржи АЛЕКСЕЙ ДОЦЕНКО ответил в беседе с шеф-редактором сетевого издания «Цифровые Закупки» Артемом Сериковым.
От прямых договоров к электронным торгам: эволюция внутренних правил
– Алексей Викторович, как Петербургская Биржа пришла к решению о том, что ей необходимо изменить систему закупок товаров и услуг для собственных нужд? Для чего это сделано?
– Петербургская Биржа последовательно выстраивает систему, основанную на открытости и прозрачности всех торговых процедур, и закупки для собственных нужд здесь не являются исключением. Логичным шагом стал перевод таких закупок в электронный формат и унификация правил: это снижает риски субъективного выбора поставщиков, делает затраты более управляемыми и дает понятную, воспроизводимую практику для всех подразделений.
Ранее закупки осуществлялись по прямым договорам на основании выставленных счетов. После введения новой системы для реализации конкурентных закупок было утверждено специальное Положение, которым регламентированы все закупочные процессы.
Механизмы новой системы: от аукциона до интернет-магазина
– Что именно изменилось в закупочных процедурах? Каковы теперь эти процессы и на какие категории услуг и товаров распространяются?
– Теперь конкурентные процедуры применяются ко всем закупкам товаров, работ и услуг, за исключением строго определенного перечня случаев, когда конкуренция объективно невозможна или экономически нецелесообразна. К таким ситуациям относятся, например, закупки у единственного поставщика, когда нет равноценной замены, доработка и сопровождение ранее приобретенного программного обеспечения у его разработчика, а также приобретение результатов интеллектуальной деятельности у правообладателя, обладающего исключительными правами. Все такие исключения заранее описаны в регламенте и требуют документального обоснования. По итогам проведения закупочных процедур в 2025 году можно сделать вывод, что наибольшая экономия средств достигается в рамках проведения процедуры через интернет-магазин на электронной торговой площадке ТЭК-Торг.
– Какие еще закупочные механизмы у вас работают?
– Кроме закупок через интернет-магазин также используются и другие способы определения поставщика, например – аукцион или конкурс. Тип закупочной процедуры зависит от приоритетов. В отдельных случаях при закупке работ или услуг для получения более качественного результата проводятся закупки с ограниченным кругом участников, которые прошли предварительный отбор.
Условия проведения торгов в электронном виде наиболее прозрачны и указаны в извещении к торгам. В случае аукциона победителем признается участник, предложивший наименьшую цену в ходе торгов.
Наиболее простая процедура для участников — это интернет-магазин, где участник подает однократное ценовое предложение с минимальным пакетом документов. Победителем признается тот, кто подал лучшее предложение о цене договора. В отдельных случаях после подведения итогов используется механизм «переторжки».
Для снижения правовых и операционных рисков мы разработали типовые договоры на закупку товаров и оказание услуг с едиными подходами к расчетам, срокам и ответственности сторон. Расчеты ведутся в рублях, оплата осуществляется по факту поставки или оказания услуг, а система штрафных санкций стимулирует добросовестное исполнение обязательств.
Экономия, прозрачность, управление изменениями
– Можете ли вы поделиться результатами внедренных изменений? Сократились ли траты бюджета после их реализации?
– По итогам 2025 года проведено свыше 100 процедур. Хочу подчеркнуть, что в прошлом году результатом внедренных изменений стала экономия по итогам торгов в размере 10 %, что подтверждает эффективность новой модели закупок.
– Многие организации сталкиваются с непониманием и негативной реакцией со стороны контрагентов и сотрудников при внедрении новых, сложных или более регламентированных процедур закупок. Как вы работаете с такими возражениями внутри и за пределами Биржи?
– В той или иной мере закупочная деятельность касается всех подразделений Биржи, любые изменения в закупках затрагивают привычные процессы, поэтому важно не только «закрутить гайки», но и показать, в чем выгода для участников. В частности, мы упростили мелкие закупки: покупки до 200 тысяч рублей могут осуществляться напрямую с контрагентом без проведения конкурентной процедуры, что экономит время и ресурсы. Для поставщиков, напротив, повышена прозрачность и предсказуемость — благодаря переходу в электронный формат они получают равный доступ к информации о закупках, понятные правила участия и справедливую конкуренцию, что подтверждается высоким уровнем участия и значительным объемом экономии средств.
Взгляд в будущее: автоматизация и аналитика
– Какие планы у компании по дальнейшему совершенствованию закупочной деятельности?
– Мы рассматриваем закупочную деятельность как живую систему, которая должна постоянно адаптироваться к практике и запросам бизнеса. В 2025 году уже были доработаны ключевые элементы: расширен функционал закупочной комиссии, уточнены роли председателя и секретаря, введен механизм формирования перечня недобросовестных участников, из сферы действия положения выведены нотариальные и адвокатские услуги, госпошлины и ряд других специфических категорий. В дальнейшем планируем последовательно развивать автоматизацию, повышать аналитичность закупок и точность регламентов, сохраняя баланс между контролем и удобством для внутренних заказчиков.
– Алексей Викторович, благодарим за беседу.
Комментариев пока нет