Цифровые закупки 101000, Москва, Колпачный пер., дом 4, стр. 3 +7 (495) 215-53-74

Как Ростелеком оптимизировал малые закупки и ускорил процессы в 20 раз

Как Ростелеком оптимизировал малые закупки и ускорил процессы в 20 раз
Теги: #Ростелеком #Цифровизация

В 2019 году каждый из 80 филиалов Ростелекома сам проводил разовые малые закупки на суммы до 500 000 рублей. Это было неэффективно: в среднем на заявку приходилось не более двух-трех предложений от поставщиков, а организация сделки занимала месяц. За три года партнерства с электронной торговой площадкой Газпромбанка (ЭТП ГПБ) количество коммерческих предложений удвоилось, а сроки проведения закупок сократились до 2-3 рабочих дней.

Тест-драйв для поставщиков

В июне 2019 года в Ростелекоме стартовал пилотный проект «электронного магазина» — площадки для малых закупок, которые составляют в компании 3% от общего объема. Его проводили в десяти филиалах, входящих в макрорегион «Юг». Ростелеком на конкурсной основе пригласил нескольких операторов, одним из которых стал Торговый портал ЭТП ГПБ.

Выбирая оператора, в Ростелекоме учитывали пять критериев:

  1. Сколько поставщиков зарегистрировано на площадке
  2. Средняя конкуренция по каждой товарной категории
  3. Как происходит «привязка» поставщика к запросу цен, через какие каналы
  4. Как будет проводиться обучение сотрудников — онлайн или офлайн
  5. Качество и скорость решения вопросов технической поддержкой

По оценке большинства сотрудников Ростелекома, принимавших участие в тестировании, у ЭТП ГПБ был самый удобный интерфейс и оптимальный набор функций. Не менее важной оказалась готовность к адаптации и доработке площадки под запросы заказчика. Тестирование шло почти 6 месяцев, и в декабре 2019 года Ростелеком сделал выбор в пользу Торгового портала ЭТП ГПБ.

Централизация малых закупок и структурная перестройка

До 2021 года в каждом из филиалов компании работал отдел договорного обеспечения и логистики. Все закупки были однотипными, и у руководства Ростелекома возникла идея объединить их с помощью цифрового решения. Стояла задача оптимизировать расходы на управление малыми закупками и сократить сроки их проведения.

В компании создали Центр компетенций по малым закупкам, провели структурирование таких закупок в масштабе Южного федерального округа и определили пять основных товарных категорий:

  • Строительство сетей связи: кабельно-проводниковая продукция, монтажные материалы, телекоммуникационные шкафы, столбы, люки, опоры
  • Вспомогательное оборудование: пожарное, газовое и электрооборудование
  • Абонентское оборудование и информационные технологии: модемы, роутеры
  • Административно-хозяйственная деятельность и коммерческие нужды
  • Обеспечение транспорта

За каждой из пяти категорий Ростелеком закрепил своего эксперта. Это помогло более четкое распределить обязанности и сократить трудозатраты.

При подготовке к началу работы на площадке сотрудники ЭТП ГПБ лично присутствовали в офисе Ростелекома, помогали специалистам по закупкам освоить функционал Торгового портала.

Экономия на рутинных процессах

Специалисты площадки прислушиваются к пожеланиям сотрудников Ростелекома и совершенствуют функционал Торгового портала. Одним из первых таких решений стала доработка способа публикации запросов: был создан шаблон ценового запроса, который дополнили базовыми параметрами. Это помогло ускорить заполнение заявок: временные затраты на публикацию закупки теперь не превышают трех минут.

Специалисты ЭТП ГПБ разработали для Ростелекома три персональных отчета: накопительный –  по всем закупкам, попозиционный –  более детализированный, и отчет по закупке –  для внутреннего согласования.

«Теперь заказчик тратит минимум времени на аналитику, потому что формы отчетности полностью совпадают с его бизнес-потребностями»,  –  рассказывает Юлия Божко, руководитель направления поддержки пользователей Торгового портала ЭТП ГПБ.

Все доработки провели в сжатые сроки, отмечают в Ростелекоме. «Скорость, с которой вносятся изменения, это еще один плюс в работе с ЭТП ГПБ, – поясняет Марина Петрухина, директор Центра компетенций по малым закупкам. –  В отчетность правки вносим за неделю, доработки интерфейса – в пределах полутора месяцев».

«Четко выстроенное взаимодействие – пример эффективного партнерства. Вовлеченность в процесс, открытость к изменениям и диалогу –  вот что, на мой взгляд, характеризует Ростелеком как заказчика,  –   отмечает Юлия Божко. –  Мы ценим, что теперь коллеги из Ростелекома рекомендуют нас другим участникам рынка как площадку для упрощенных закупок. Это приятно, ведь рекомендуешь только тех, в ком уверен».

Результаты внедрения новой системы закупок

Сейчас все малые закупки 80 филиалов Ростелекома обрабатывают 17 сотрудников. За счет централизации и учета закупок до 500 тысяч рублей у компании появилась возможность объединять заявки для перевода в сферу конкурентных закупок.

Срок обработки ценовых запросов благодаря сотрудничеству с ЭТП ГПБ сократился с 20-30 рабочих дней в среднем до 3-х, отмечают в Ростелекоме. Таких результатов удалось достичь, потому что уменьшились трудозатраты на поиск поставщиков во внешних источниках и повысилась скорость обработки ценовых запросов.

Среднее количество предложений на один запрос выросло в 2 раза – с 2,3 до 4,6. Растет процент успешных сделок и конкуренция между поставщиками, которая положительно влияет на уровень закупочных цен по каждой товарной категории. При этом сохраняются сжатые сроки проведения закупок.

Через Торговый портал ЭТП ГПБ теперь проходит 84% всех малостоимостных контрактов компании. Исключением становятся продажи в удаленных регионах, на Дальнем Востоке или в Калининграде, где локальные поставщики выигрывают по цене за счет логистики.

Планы по росту откликов и сокращению трудозатрат

ЭТП ГПБ продолжает дорабатывать функционал площадки по запросу Центра компетенций малых закупок. Количество откликов на один ценовой запрос уже увеличилось с 2 до 5,1, в планах – повысить этот показатель до шести. 

В 2023 году запланирована разработка функционала прямой и обратной интеграции: результаты проведенной закупки вместе со всем пакетом документов будут автоматически загружаться в карточку договора. Это позволит сократить трудозатраты и снизить риск ошибок.

16 сентября 2022, 11:41
418
Теги: #Ростелеком #Цифровизация

Комментариев пока нет

Обсуждение закрыто.