Цифровые закупки 101000, Москва, Колпачный пер., дом 4, стр. 3 +7 (495) 215-53-74

Как оценить эффективность работы отдела закупок?

Информационная открытость и целевое расходование средств - контракты госкомпаний сквозь призму 223-ФЗ
Как оценить эффективность работы отдела закупок?
Теги: #223-ФЗ #Правоприменительная практика #РТС-тендер

Любой экономический субъект ведет два основных вида деятельности –  закупочную и сбытовую. В разных компаниях закупочная деятельность организована по-разному: где-то она ведется по остаточному принципу в нагрузку административно-хозяйственному персоналу, а где-то сформированы целые департаменты, которые разрабатывают специальные документы и правила о том, как эта деятельность должна быть устроена с учетом особенностей конкретной компании.

Поскольку закупочная деятельность напрямую сопряжена с издержками организации, она играет стратегическую роль в общей эффективности компании. Известный факт, что предприятия с сильными отделами закупок опережают конкурентов по своим финансовым показателям. Причина проста: такие компании могут оптимизировать «полезные издержки» и сокращать «вредные издержки». «Полезные издержки» – это те, которые жизненно важны для будущего роста бизнеса; «вредные издержки» отвлекают финансовые ресурсы и препятствуют их оптимальному использованию.

О том, какие существуют требования к закупочной деятельности российских госкомпаний, рассказывает Анастасия Максименко, ведущий специалист по работе с заказчиками площадки РТС-тендер.

Закупки госкомпаний регулируются на законодательном уровне отдельным федеральным законом № 223-ФЗ. Он носит рамочный характер, то есть устанавливает общие границы, в которых компании с госучастием могут довольно свободно действовать, выработав собственное Положение о закупках (ПОЗ). Такие положения есть у РЖД, Почты России, Ростелекома, Росатома, Ростеха, Росавтодора и всех госкомпаний, это их обязанность. Поскольку госкомпании являются крупнейшими рыночными игроками, совокупные закупки которых по итогам этого незавершенного года составляют 16 трлн рублей, их закупки должны подчиняться определенным принципам и правилам.

В частности, закон обязывает руководствоваться следующими принципами в своей закупочной деятельности:

Принцип информационной открытости

О проводимых закупках госкомпаний должен знать широкий рынок и иметь равный доступ к участию в них. Поэтому такие закупки размещаются на электронных площадках, у которых сотни тысячи пользователей. Формируемый госкомпаниями спрос позволяет функционировать большому числу предпринимателей из разных уголков страны. И хотя в отличие от государства, не все закупки госкомпаний проходят в полностью электронной форме, ТОП 20 таких игроков однозначно к этому стремятся. В среднем –  порядка 80% закупок по 223-ФЗ проводятся в электронной форме.

Принцип равноправия, справедливости, отсутствия дискриминации и необоснованных ограничений конкуренции по отношению к участникам закупки

Большие бюджеты привлекательны для многих, для госкомпании как для организатора торгов важно позволить всем подходящим участникам поучаствовать в закупке. При этом все участники должны находиться в равном положении относительно друг друга вне зависимости от истории сотрудничества с организатором торгов.

Принцип целевого и экономного расходования денежных средств

Поскольку госкомпании – это организации с более 50% участия государства, а значит – расходование их средств должно быть прозрачным и максимально эффективным. Приобретение товаров, работ, услуг (ТРУ) должно производиться по наименьшей цене с учетом обеспечения нужного уровня качества. Кроме того, все закупки должны носить целевой характер в соответствии с целями бюджетных документов.

Принцип не ограничения допуска

Совершая любую закупку, заказчики составляют большой документ, который называется техническая документация. В нем помимо подробного описания закупаемых ТРУ указываются критерии потенциальных участников. Закон регламентирует важный момент: среди таких требований не должно быть неизмеряемых требований, то есть тех, у которых нет объективных критериев. Установленного определения у этого термина нет, однако практический подход к этому принципу сформирован. Все указанные в закупочной документации требования к участникам должны быть формализованы, однозначно поняты всеми участниками и такие требования должны быть документально подтверждены. Примером неизмеряемых требований, допустим, может быть отсутствие негативной информации в отношении деловой репутации участника, если критерий «негативности» детально не прописан.

Помимо общих принципов, которыми должны руководствоваться в своей закупочной деятельности заказчики, мы рекомендуем анализировать ряд конкретных показателей как критериев оценки эффективности своей работы:

  1. Уровень конкуренции в закупках

Чем выше уровень конкуренции в закупках, тем эффективнее работают закупочные службы и тем лучше результат закупки. Экономические законы никто не отменял: высокий уровень конкуренции ведет к справедливому ценообразованию. Безусловно, есть олигополистические отрасли, но в большинстве своем закупки должны быть конкурентными, то есть участие в них должны принимать больше одного поставщика. Некоторые эксперты говорят о том, что конкуренция в закупках не должна измеряться только количеством участников. Готовность потенциального поставщика снизить цену может быть высокой в закупке с тремя участниками и низкой в закупке с девятью участниками.

  1. Экономия денежных средств

Это показатель отношения цены заключенного контракта в результате закупки к указанной начальной максимальной цене. Казалось бы, чем выше данный показатель, тем эффективнее работает закупочная служба. Однако это не совсем так, ведь заказчики определяют начальную цену договора на основании рыночных цен или предыдущих закупок. Таким образом, при высокой экономии напрашивается вывод, что, либо неверно были выставлены рыночные цены, либо прошлые закупки осуществлялись по завышенной цене. И то и другое – не очень хорошо. Поэтому процент экономии в норме должен находиться в пределах 5-10%.

  1. Точность расчета начальной максимальной цены договора (НМЦД)

Этот критерий вытекает из предыдущего. Обычно заказчики из года в год закупают примерно одинаковые позиции с небольшим отклонением. Следовательно, они должны хорошо знать свои рынки и ценообразование на них. Следить за влиянием инфляции и учитывать ее при публикации извещений. Во многих госкомпаниях организована серьезная аналитическая работа по сбору информации о характеристиках необходимых ТРУ, изменении цен, ключевых игроках, прогнозах.

  1. Доля закупок у субъектов МСП

За последний год большое внимание на государственном уровне уделяется объему закупок у субъектов МСП. Для госкомпаний обязательная доля таких закупок со следующего года составит 25%. Эти закупки заказчик учитывает в плане-графике закупок на следующий год: выбирает, какие закупки будут предложены только участникам среди субъектов МСП. В первую очередь, такая мера нацелена на поддержку малого бизнеса как основу экономического роста страны, особенно истощенного за последние 1,5 года.

  1. Взаимодействие между ответственными отделами

Закупка – это сложный процесс, в который требуется вовлечение многих отделов компании: экономического (для планирования и расчета), маркетингового (для выстраивания стратегии продвижения), юридического (для согласования законности корпоративных действий) и других. Отсутствие необходимого звена в этой цепочке может полностью обнулить результат закупки: будет закуплено не то, неподходящего качества, в процессе закупки поступят жалобы от участников и так далее.

  1. Негативные показатели закупок

Среди таких показателей есть два наиболее важных: высокая доля несостоявшихся закупок и  высокая доля отмененных процедур. Несостоявшейся считается конкурентная закупка, в которой не было подано ни одной или была подана только одна заявка от участника. Причин у такой закупки может быть несколько: неверно прописанные или избыточные требования к участникам закупок, непривлекательная, заниженная цена закупки, сложный предмет закупки. Отмененная процедура – это размещенная закупка, которая отменена заказчикам по каким-то причинам. Такую отмену можно сделать не позднее, чем за 5 дней до окончания срока подачи заявок. Причины у отмены процедур могут быть разные: отсутствие необходимых денежных средств, изменение потребности в закупаемых ТРУ, форс-мажор и другие.

  1. Наличие большого числа запросов на разъяснения к закупке

На практике у любого потенциального участника есть возможность подать 3 запроса на разъяснения до момента подачи своей заявки. В среднем участники пользуются такой опцией единожды. Если же заказчик по своей закупке получает большое количество таких запросов – это означает только одно: техническое задание написано неграмотно, оно непонятно участникам. В госкомпаниях с большой историей проведения закупочных процедур уже есть свои шаблоны технических заданий, выработанные на основе разнообразного и длительного опыта, а вот новичкам такие шаблоны необходимо разработать.

  1. Наличие жалоб в УФАС

Нежелательный результат проведения закупочной процедуры – это подача жалобы в УФАС потенциальным участником. Причиной такой жалобы могут стать ошибки в документации к закупке. По итогам рассмотрения жалобы УФАС выносит решение и предписание сторонам жалобы. Негативным показателем работы закупочной службы будет большое количество таких жалоб за период или применение административных санкций к заказчику по итогам таких жалоб.

  1. Количество незаключенных или неисполненных договоров

Даже после вынесения решения УФАС в пользу инициатора жалобы, закупка может состояться при условии устранения причин жалобы. А вот крайний случай результата закупки – это отказ победителя от заключения договора или ненадлежащее им исполнение договора. В первом случае причин может быть несколько: длинный цикл закупки и низкая маржинальность закупки для участника в итоге; дефицит необходимого товара или невозможность найти компромисс с заказчиком по каким-то вопросам закупки. Во втором случае единственной причиной может быть недобросовестность поставщика, отсутствие системы проверки контрагентов на стороне заказчиков. Сейчас есть большое предложение сервисов по проверке контрагентов, которые позволят нивелировать подобные риски.

Практика организации закупочной деятельности госкомпании довольно универсальна и может быть адаптирована под себя любым бизнесом из коммерческого сегмента. В ней есть проверенные временем и весьма эффективные инструменты. При этом главный принцип всегда останется непоколебим –  любым делом должны заниматься профессионалы.

8 декабря 2021, 14:32
319
Теги: #223-ФЗ #Правоприменительная практика #РТС-тендер