Конкурс журналистов

Судьба сбытовика: почему модные подходы к оптимизации закупочного процесса не всегда срабатывают?

Рассказывает директор по развитию компании Contract solutions Павел Филей
Судьба сбытовика: почему модные подходы к оптимизации закупочного процесса не всегда срабатывают?
Теги: #Agile-подход #Аналитика #Закупки

Сегодня большинство оптимизационных внедрений со стороны заказчика начинается сразу со стадии выбора инструмента для организационных улучшений через закупки.

В ходе подготовки к процедуре торгов пропускаются некоторые важные стадии, а ведь именно в них могут содержаться коренные причины издержек закупочной деятельности.

Важно проанализировать такие нюансы, как взаимосвязь деятельности руководства и подчиненных, поиск процессных «потерь» путем сбора информации и диагностирования процессов, проведение собеседований, наблюдений, формирование технического задания совместно в формате «заказчик-консультант» с последующим  переходом в обязательную стадию «анализ текущего состояния» закупочной деятельности заказчика.

Только после вышеуказанных мероприятий должен осуществляться выбор методов и инструментов улучшений.

Вышеуказанные этапы многие априори опускают как малозначительные, предпочитая сразу приступить к стадии внедрения. Причины пропуска этапов могут быть следующие: поверхностно подготовленное ТЗ, следование популярным тенденциям и моде (копирование), реализация шаблонных государственных программ, отсутствие понимания необходимости применения дополнительных мероприятий, формальное проведение процедуры, банальная спешка.

Agile ради профессионала, а не наоборот

На самой стадии внедрения этапы реформы системы управления зачастую выполняются с конца, инструмент выбран, например автоматизация IT-сервисов, – и сразу происходит «закручивание гаек» в процессах, регламентах, функционале, работе с персоналом. Происходит обучение «под инструмент», а не под специалистов и сложившуюся в компании кадровую структуру. Вследствие этого через короткий промежуток времени возникают проблемы, необходимость повторных доработок и улучшений, что приводит к новым затратам. Сложившийся стереотип о том, что автоматизация всегда ведет к обязательному сокращению профессионала, также обуславливает пренебрежение к кадровому фактору. Современная тенденция решать проблемы и устранять издержки при помощи роботов и технологий действительно направлена на минимализацию человеческого фактора.

Но это не значит, что, устраняя человеческий фактор, нужно обесценивать главного участника и основу эволюционной цепочки закупок – человека.

Улучшить и усовершенствовать что бы то ни было нельзя, пропуская суть. А суть проста: какими бы инновационными ни были технологии, работать и обслуживать их будут люди. Следовательно, работать необходимо в первую очередь с ними, вовлекая специалистов в процесс.

Время профессиональных скептиков

Практика показывает, что неудачи внедрения управленческих подходов закупочной деятельности (таких как бережливое производство lean, Agile, управление проектами) часто кроются в скептическом отношении как со стороны заказчика, так со стороны работников контрактных служб. Если большинство заказчиков считает, что инновационные инструменты не применимы в реальном бою государственного заказа, то консультанты сталкиваются с такими проблемами со стороны заказчика, как недостаток мотивации, отсутствие конкуренции или условия формального внедрения.

Где истина? Кто прав?

Важно понимать, что популярные сегодня на рынке инструменты оптимизации бизнеса неоднозначны и не являются волшебным эликсиром, а являются лишь возможностью! Эффективность же их внедрения зависит от качества взаимодействия и разделения ответственности между живым заказчиком и живым поставщиком. Чтобы выявить конкретные проблемы организации, следует сначала договориться на уровне понимания терминов всеми участниками бизнес-процесса. Таких, например, понятий, как менеджмент, эффективность, автоматизация, улучшение, внедрение, обучение, вовлечение и т.д. Большое значение имеют личностные характеристики человека при восприятии информации.

Эффективность все понимают по-разному

Значение слова «эффективность» каждый из 10 человек представляет совершенно по-разному. Чаще всего встречается такая трактовка, как «конечный результат» и «способы его достижения».

В большинстве случаев подписанный договор требует понятийной адаптации, так как он может иметь общий описательный характер. Например, под терминами «диагностика процессов», «описание процессов», «аудит процессов», «формирование ТЗ», «внедрение улучшений», «автоматизация» и т.д. может скрываться диаметрально противоположная трактовка сторонами процесса. Если по терминам такой договор подробно расписан, это влияет на продуктивность работы, хотя и не дает стопроцентных гарантий удовлетворенностью итогами закупки. Принятие акта выполненных работ во многом зависит от удовлетворенности заказчика конечным результатом проведенных мероприятий.

Изменение культуры выполнения работ

Пожалуй, ключевым критерием, отличающим устаревшие подходы управления бизнес-процессами от современных и продуктивных, является способ работы с информацией.

Старый подход: запрос ТЗ у поставщиков, копирование условий из предыдущей и устаревшей документации, даже если она двухдневной давности. Пользование существующими данными и цепочками есть стагнация (застой, неподвижность). Развитие рынка требует создания новых критериев и актуальных показателей качества, постоянного усовершенствования параметров путем анализа и переговоров (на что у заказчика пока нет ни времени, ни умений). Важно быть «участником», а не «потребителем» рынка.

Кадры по-прежнему решают все

На сегодняшний день четко прослеживается рождение новой профессии под названием «контрактный управляющий», эта профессия в буквальном смысле пользуется уважением в развитых экономиках, например в США, где работники получают ощутимое процентное вознаграждение именно от эффективности проделанных работ.

Понимая востребованность специалистов такого профиля для российской системы закупок (особенно в развитии бизнес-процессов компаний), мы предлагаем вынести на обсуждение профессионального сообщества идею поощрений и преференций для работников с такой специализацией. Также необходимо разработать профессиональные критерии в соответствии с юридическими и экономическими реалиями РФ, подходящие для разных типов организаций.

Из приказа от 10.09.2015 № 615Н следует, например, что такого рода специалист должен обладать знаниями и навыками в следующих областях: юриспруденция, маркетинг, основы менеджмента, управление персоналом, знание отраслевой специфики рынков, бухгалтерия, этика делового общения и правила ведения переговоров. Использование IT-технологий.

Контрактный служащий – почетная и востребованная профессия. Важно понимать, что обесценивание роли человека автоматически приводит к иллюзорности восприятия как бизнес-процессов, так и правоприменительной практики. К сожалению, усилия по реализации улучшений в части закупок сегодня направляются мимо работы с кадрами, из человека пытаются сделать «цифру».

Прежде чем опрометью осваивать все новые направления улучшений и технологий, наиболее продуктивным и полезным вариантом будет научиться самостоятельно пользоваться элементарными вещами (лист бумаги и ручка: анализ внешней и внутренней среды). И тогда более сложные технологии и методологии в связке начнут давать  результат и помогать достигать правильно сформулированные цели и задачи. Одна из них, как это ни пафосно звучит, – это развитие общества и человека через систему государственного заказа, где значение слова «эффективность» будет ассоциироваться с «возможностями».

Автор: Павел Филей

13 ноября 2019, 10:35
673
Теги: #Agile-подход #Аналитика #Закупки